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【実践事例】GoogleWorkspaceで推進する中小企業のDX(1)
目次
未だ普及が進まないDX（デジタルによる事業変革）への取り組み
デジタルインフラを前提にした社会環境が進行していくなかで、DX（デジタルトランスフォーメーション／デジタル技術による事業変革）の必要性が叫ばれています。特に昨年来のコロナ禍によって、デジタルシフトの必要性は否応なく高まり、変革までいよいよ待った無しという状況が顕在化してきました。
しかしながら、昨年末に経済産業省より発表されたデジタルトランスフォーメーションの加速に向けた研究会の中間報告書『DXレポート2（中間取りまとめ）』によれば、いまだ９割超の企業がDX未着手もしくはDX途上であるという報告がなされており、各企業におけるDXの取り組みが難航している状況が読み取れます。
なかでもかねてよりデジタル環境への対応が遅れていると言われてきた中小企業に絞ると、この傾向はさらに顕著になることが予想されますが、人材や資金といった経営リソースに劣る中小企業にとっては、「どこから、どうやって手をつけていけばいいのかわからない」「自分たちのコスト感にあった仕組みやサービスが本当にあるのだろうか」というところが正直なところではないかと思います。
中小企業こそDXで向上できる
DXの推進という点において後塵を拝している中小企業ですが、実は着手してしまえば大企業よりも早く大きな成果を得やすいのではないかと考えています。
理由としては、まずシンプルに何もやってきていないからこそ、少し手をつけるだけでストレートに成果が生まれやすいということです。ゼロベースだからこそ、成果のハードルが低いということです。
何もやってきていないということは古いレガシーがあまり存在しないということも挙げられます。さきほど紹介した経産省のレポートにおいても明確に「レガシー企業文化からの脱却」という目標が掲げられていますが、大企業を筆頭にそれなりの規模や歴史を持つ企業であれば、少なくとも数十年の間に何らかのかたちでIT投資を続けてきており、その結果としてレガシーシステムと言われる古い仕組みやそれに基づく文化が定着してしまっています。
それに比べて規模が小さく、歴史の浅い中小企業は、レガシーがまったくないとは言わないまでも（大企業に比べれば）その影響や検討範囲は当然狭く、いち早く軽微な投資でDXを進めることができるはずです。
低コストで進められるDXインフラとして
とはいえやはり、何をやるべきか、どういった効果がだせるのか不透明な状況のなかで積極的な投資や取り組みを躊躇する中小企業経営者やマネージャも多いことでしょう。
そんな方々が過度の負担を感じることなく、低コストでDXに着手していくための最適なサービスのひとつとして、GoogleWorkspace（旧G suite）をご紹介します。
私たち自身が自社でGoogleWorkspaceを活用したDXの実践内容をケーススタディとして、他の会社の取り組みの手掛かりをご提供できればと考えています。
GoogleWorkspaceとは
すでにご存知の方も多いとおもいますが、Google Workspaceとは世界的巨大IT企業のGoogleが提供するビジネス向けのグループウェアサービスです。その特徴を簡単にご紹介します。
ビジネスに必要なアプリケーションをオールインワンで提供
Gmailを筆頭に、スケジュール管理のためのカレンダー、文字／音声／動画を使って社内外でコミュニケーションを行うMeet、Chat、様々なファイルやドキュメントなどを場所を問わずに共有するドライブ、様々な書類やデータファイルを作成するドキュメント、スプレッドシート、スライド、情報共有を促進するフォーム、サイトなどが含まれています。
https://workspace.google.co.jp/intl/ja/features/
クラウドによりコラボレーション業務を実現
皆さんご存知のMicrosoftのOfficeに代表されるようにビジネスのための必要なアプリケーションというのは従来よりもありましたが、GoogleWorkspaceがそれらと違う最大の特徴が、すべてインターネットを通じたオンラインで提供され、またDriveという機能によってCloud上ですべてのファイルが格納され共有されています。
これにより異なる環境にあっても、あたかも同じ空間にいるようにリアルタイムに共同作業ができ、いつでも、どこでも、だれでも（堅牢なセキュリティを前提として）が、それぞれの能力や知識を、自由に交流させながらコラボーレーションして仕事を進めることができる環境が整いつつあります。
事例を紐解きながら詳細は説明していきたいと思いますが、これからの時代のなかでDXを考えるときにオンラインでのコラボレーション（共同作業）がなによりも重要な要素になっていくと考えています。
リーズナブルな料金体型
また中小企業が導入するにあたってなによりありがたいのがリーズナブルな価格体系です。１アカウント¥1,000前後でメールを始めとする様々なアプリケーションを使いたいだけ使うことできますので過度な投資が難しい会社でも自社の規模にあわせて始めることができます。
知恵を活かすことが中小企業の生命線
汎用性が高くリーズナブルなGoogleWorkspaceの各アプリケーションですが、汎用性と柔軟性が高い分、自分たちで目的や用途を見極め必要に応じた利用方法を開発していく必要があります。
大企業に比べ資金や人材という経営リソースの面で限りのある中小企業にとっては、自分たちの知恵や工夫こそが競争力を発揮するための生命線ですが、GoogleWorlspaceはその知恵や工夫をデジタルの力を用いて目に見えるカタチにし、さらにブラッシュアップしていくためのインフラとなる可能性を秘めています。
先ほど紹介した経済産業省のデジタルトランスフォーメーションの加速に向けた研究会の中間報告書『DXレポート2（中間取りまとめ）』＞によれば、コロナ禍を契機に企業が直ちに取り組むべきアクションとして、以下のような項目が挙げられています。
業務環境のオンライン化
• テレワークシステムによる執務環境のリモートワーク対応
• オンライン会議システムによる社内外とのコミュニケーションのオンライン化
業務プロセスのデジタル化
• クラウドストレージを用いたペーパレス化
• 各種 SaaS を用いた業務のデジタル化
顧客接点のデジタル化
• 電子商取引プラットフォームによる EC サイトの開設
• チャットボット等による電話応対業務の自動化・オンライン化
あるべき姿としては、DXというものの全体像を理解し、将来に向けた人材やビジョンを育成／整備していくことが求められますが、実情としてすべての一気に理解し、取り組んでいくことは現実的に不可能です。
そんな現実も考慮したうえで、ここに掲げられた項目は超短期的にすぐ取り組むべきこととして定義されています。
私たち自身の事業においても、顧客接点のオンライン化、多拠点における会議や研修などの情報共有、社内外におけるものづくりの連携など、ここに掲げられた項目に該当するような取り組みをGoogleWorkspaceを用いて実践推進しています。
次回以降は、GoogleWorkspaceの活用事例を中心にDX推進に向けた個別の取り組みを詳しく紹介していきます。
（次回に続く）
吉田貞信
アーツアンドクラフツ取締役／ブランド事業部長。NTTデータ、フロンティアインターナショナルにて、IT、広告・マーケティング領域を中心に、B2B/B2Cを問わず新市場の開拓、新規事業の立ち上げなど多数のプロジェクトに従事。
